Klokkenluidersregeling

Voor een verantwoord toezicht en aansturing van een organisatie is het belangrijk om er voor te zorgen dat medewerkers en andere belanghebbers (vermoedelijke) misstanden in de organisatie kunnen melden, bij de Managing Director of, indien zij hun (juridische) positie niet in het gedrang willen laten komen, bij een daartoe speciaal aangewezen functionaris.

1. Algemeen

Deze klokkenluidersregeling stelt elke medewerker en belanghebber in de gelegenheid om (vermoedelijke) misstanden direct te melden bij een externe vertrouwenspersoon. Het is mogelijk om dit te doen zonder dat in het vervolg van de procedure de identiteit van de klokkenluider bekend wordt.

De externe vertrouwenspersoon wordt benoemd door de Managing Director en de Raad van Toezicht van Simavi. Alle meldingen die door de externe vertrouwenspersoon worden ontvangen, worden vertrouwelijk behandeld. De externe vertrouwenspersoon heeft daarbij de volgende mogelijkheden:

De externe vertrouwenspersoon adviseert de klokkenluider om deze zaak te melden bij / te bespreken met een collega, een leidinggevende of de interne vertrouwenspersoon binnen de organisatie. De externe vertrouwenspersoon onderneemt in dat geval zelf geen actie. (Zie ook de interne Confidential Adviser and Complaint policy (5.2.1.7).)
De externe vertrouwenspersoon zoekt direct contact met de Managing Director en de Raad van Toezicht om de aard van de melding te bespreken en maakt afspraken over de opvolging van de melding.
Als de Managing Director een betrokkene is in de melding, kan de externe vertrouwenspersoon besluiten om alleen de Raad van Toezicht te informeren.
Als zowel de Managing Director als de Raad van Toezicht betrokken zijn in de melding, kan de externe vertrouwens persoon besluiten om een derde partij te betrekken. De externe vertrouwenspersoon zal deze vervolgstappen met de klokkenluider bespreken en de keuze hierin toelichten.

De vervolgstappen worden hieronder nader toegelicht. Deze klokkenluidersregeling is onderdeel van organisatie handboeken van Simavi en is op de website gepubliceerd.

2. Definities

In deze regeling gelden de volgende definities:

Vermoedelijke schending of misstand: een redelijk vermoeden van een schending of misstand binnen Simavi, van een algemene, operationele of financiële aard, betreffende:
- een feitelijke of potentiële criminele overtreding;
- een feitelijke of potentiële overtreding van wet en regelgeving, interne regelingen en/of de Gedragscode van Simavi;
- een feitelijke of potentiële bedreiging van volksgezondheid, veiligheid of milieu;
- het feitelijk of potentieel bewust verstrekken van onjuiste informatie aan autoriteiten of individuen verantwoordelijk voor de handhaving van of toezicht op de naleving van statutaire regelingen of aan opsporingsambtenaren;Version: Final
- het op enigerlei wijze in gevaar brengen of beschadigen van de goede naam van Simavi, direct of indirect:
- het risico op het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie aangaande deze feiten.
Klokkenluiden: het melden aan de externe vertrouwenspersoon door de medewerker of belanghebber (de klokkenluider) van (zijn/haar vermoeden van) een schending van interne of externe regelingen, waar de werkgever verantwoordelijk is voor de naleving daarvan en waar een redelijk publiek belang in het geding is.
Externe vertrouwenspersoon: De door de Managing Director en de Raad van Toezicht aangewezen persoon, die als eerste contactpunt geldt voor de melding van een schending en ondersteuning biedt aan de klokkenluider. De externe vertrouwenspersoon is verplicht vertrouwelijkheid in acht te nemen met betrekking tot informatie die door de klokkenluider wordt verstrekt en zal mogelijke vervolgstappen met de klokkenluider bespreken.

In deze regeling worden geen schendingen bedoeld die persoonlijk en werk gerelateerd zijn, die betrekking hebben op ethische bezwaren aangaande de normale activiteiten Simavi of de interne informatie verstrekking. Met dergelijke klachten kan de medewerker terecht bij zijn/haar coach, de Circle lead of de interne vertrouwenspersoon. Zie verder de Confidential Adviser and Complaint policy (5.2.1.7).

3. Doelstelling

De doelstelling van deze procedure is:

Medewerkers en belanghebbers van Simavi in staat stellen om (vermoedelijke) schendingen te melden en deze op adequate wijze te behandelen
Duidelijk maken dat medewerkers en belanghebbers geen disciplinaire maatregelen of oneerlijke behandeling hoeven te vrezen als zij (vermoedelijke) schendingen oprecht en in overeenstemming met deze regeling rapporteren
Bijdragen aan de ontwikkeling van een cultuur die gekenmerkt wordt door openheid, aanspreekbaarheid en integriteit.

4. Melding doen

Hoe moet je als medewerker/belanghebber een melding doen?

Ga allereerst na of de melding onder deze klokkenluidersregeling valt, of dat de Klachtenregeling van Simavi (1.1.4) van toepassing is of dat de coach, Circle lead of de interne vertrouwenspersoon benaderd kan worden.
Als je van mening bent dat de externe vertrouwenspersoon in geschakeld moet worden, dan kun je deze bereiken op het onderstaande adres. Een melding kan schriftelijk, persoonlijk of per telefoon gedaan worden. Een melding mag niet anoniem gedaan worden – echter je identiteit zal, indien gewenst, in het hele proces vertrouwelijk blijven. Dit houdt in dat de externe vertrouwenspersoon en/of andere betrokken partijen, de identiteit van de klokkenluider niet zullen bekendmaken zonder de toestemming van de klokkenluider, tenzij dit wettelijk verplicht zou zijn.
De externe vertrouwenspersoon zal de melding schriftelijk vastleggen en ter accordering laten tekenen door de klokkenluider, de klokkenluider ontvangt daarvan een kopie. Als de melding telefonisch gedaan wordt zal er een apart gesprek worden geregeld om de melding schriftelijk vast te leggen. Deze vastlegging betreft in elk geval de naam van de klokkenluider, een korte omschrijving van de (vermoedelijke) schending en de datum waarop deze bij de externe vertrouwenspersoon is gemeld. Om de anonimiteit van de klokkenluider, als bedoeld onder 2, te borgen, zal de externe vertrouwenspersoon alle documentatie zodanig bewaren (afgesloten kast en/of beschermd met wachtwoorden) dat deze alleen toegankelijk is voor de externe vertrouwenspersoon. Als de klokkenluider heeft aangegeven dat zijn/haar identiteit niet mag worden gedeeld met anderen, zal de communicatie uitsluitend via deexterne vertrouwenspersoon verlopen.
De externe vertrouwenspersoon zal bij ontvangst de melding beoordelen. Als hij/zij deze gegrond acht zal hij/zij hierop zonder uitstel actie ondernemen. Indien de melding ongegrond wordt geacht, zal de externe vertrouwenspersoon dit onderbouwd en schriftelijk aan de klokkenluider melden.
De klokkenluider dient de externe vertrouwenspersoon te voorzien van alle informatie die nodig is om de melding te beoordelen en te onderzoeken.
Indien actie genomen wordt op de melding, heeft de externe vertrouwenspersoon, in overleg met de klokkenluider, de keus om contact op te nemen met de Managing Director en/of de Raad van Toezicht en/of met een derde partij (zoals de relevante autoriteiten).
Bij de genomen acties zal de naam van de klokkenluider niet worden gedeeld. Ook het delen van andere informatie zal zodanig gebeuren, dat de klokkenluider anoniem blijft.
Binnen drie weken na de melding aan de externe vertrouwenspersoon wordt de opvolging van de melding in gang gezet. Als de zaak schriftelijk aan de Managing Director of de Raad van Toezicht wordt voorgelegd, zal de klokkenluider worden geïnformeerd over het inhoudelijke standpunt in deze zaak en de stappen die zijn of worden ondernomen ten aanzien van de gemelde (vermoedelijke) misstand.
Indien het niet mogelijk is om binnen drie weken een standpunt in te nemen, zal de klokkenluider hierover via de externe vertrouwenspersoon worden geïnformeerd. Ook zal dan worden aangegeven wanneer het standpunt wel kan worden verwacht.

5. Jaarlijkse rapportage door de externe vertrouwenspersoon

Binnen twee maanden na afloop van het kalender jaar, zal de externe vertrouwenspersoon over de in het afgelopen jaar ontvangen meldingen rapporteren aan de Managing Director. Hij/zij informeert daarmee de Managing Director over de ontvangen meldingen, de gemaakte keuzes en de resultaten van eventuele onderzoeken naar de gemelde (vermoedelijke) misstanden, zonder hierbij direct of indirect de identiteit van de klokkenluiders te onthullen. Een samenvatting hiervan wordt opgenomen in het jaarverslag van Simavi.

6. Geheimhouding en juridische bescherming

Alle partijen die naar aanleiding van deze regeling informatie betreffende meldingen van (vermoedelijke) schendingen ontvangen, zijn gehouden om, richting derden, geheimhouding te betrachten. Dit tenzij, op basis van deze regeling of andere wet- en regelgeving, de verplichting bestaat deze informatie met derden te delen. In dat geval zal de klokkenluider hierover zonder uitstel worden geïnformeerd.

Een medewerker of belanghebber die, te goeder trouw en in overeenstemming met deze regeling, een (vermoedelijke) misstand heeft gemeld, zal op geen enkele wijze voor het doen van een dergelijke melding worden gestraft. Represailles tegen de klokkenluider voor een oprechte melding, worden gezien als een serieuze schending van deze regeling. In een dergelijk geval zal passende actie worden ondernomen om de (arbeidsrechtelijke) positie van de klokkenluider te beschermen en zal degene die de verantwoordelijk is voor de represailles gestraft worden. Een klokkenluider die van mening is dat hij/zij benadeeld wordt door het doen van de melding, wordt verzocht dit zo snel mogelijk aan te geven bij de externe vertrouwenspersoon (en/of indien dat mogelijk is bij zijn/haar coach of de Circle lead).

7. Selectie, aanstelling en beloning van de externe vertrouwenspersoon

De Managing Director stelt, samen met de voorzitter van de personeelsvertegenwoordiging (Employee Representation Board, ERB), een profiel op met de eisen voor de externe vertrouwenspersoon. Het aanstellingsinterview met de potentiële kandidaat wordt in overleg met de ERB gedaan door de Managing Director en de voorzitter van de Raad van Toezicht.

De aangestelde externe vertrouwenspersoon dient in alle opzichten onafhankelijk te zijn van Simavi. Hij/zij mag ook op generlei wijze afhankelijk zijn van betalingen die hij/zij ontvangt in relatie tot de uitvoering van de functie van externe vertrouwenspersoon. Alle kostenvergoedingen aan de externe vertrouwenspersoon worden vastgesteld door de Raad van Toezicht.

8. Overige zaken

Deze regeling is van kracht vanaf april 2016, de externe vertrouwenspersoon is op 16 december 2016 door de Raad van Toezicht benoemd.
Deze regeling wordt door de Managing Director in samenspraak met de ERB binnen twee jaar na inwerkingtreding geëvalueerd.
Deze regeling kan door de Managing Director en/of de Raad van Toezicht, na overleg met de externe vertrouwenspersoon, worden aangepast. Zowel de managing Director als de Raad van
Toezicht dienen de wijzigingen van deze regeling, in overleg met de ERB, goed te keuren.
In gevallen waar deze regeling niet in voorziet, zal de Managing Director en/of de Raad van Toezicht besluiten.

9. Contactgegevens externe vertrouwenspersoon

Mr. Frank van der Endt
Schermerstraat 25, 2013 ER Haarlem NL
Telefoonnummer: +31 6 55 17 08 42
E-mailadres: vanderendt@cordes.nl